La gestión de prospectos y clientes debería ser una parte clave del área de ventas de las Pymes. Y digo “debería” porque habiendo trabajado con varias de ellas sé que suele ser su punto débil. ¿Cuál es la buena noticia? Una vez detectado es súper fácil de resolver y los resultados se ven muy rápido (quienes gestionan prospectos tienen 23 veces más chances de adquirir clientes y 6 veces más capaces de retenerlos).

Pero claro, ¿cómo puedo gestionar mis prospectos o clientes sin una base de datos? De esto se trata todo. Comenzar a construir tu base de datos desde AHORA con todas las personas que te han consultado por algún producto o servicio, con ex clientes, con referidos, etc. para poder comenzar a tomar acciones que permitan aumentar tu facturación. 

De algo que estoy haciendo uso hoy en día es de la base de datos que venimos construyendo hace algunos años con mi empresa. Actualmente tenemos alrededor de 40.000 contactos (gente que ha venido a algún seminario, que nos ha pedido cotización, clientes y ex clientes). ¿Cómo la estoy usando? 

• Invitamos a seminarios que realizamos de manera semanal
• Enviamos un Newsletter semanal con altísimo valor educacional (esto quiere decir que conocemos a nuestro público y vamos al hueso sobre sus pains. 
• Enviamos una secuencia de emails automática de 8 pasos a los nuevos inscriptos

Y por qué seguimos haciendo esto? Porque en el último trimestre el 10% de las ventas se realizaron por este canal. Es decir, que si yo sigo manteniendo ese número PERO voy aumentando mi base de prospectos la facturación va a aumentar. 

Ejemplo. Si hoy tengo una base de 40.000 prospectos de los cuales en un trimestre me salieron 15 ventas. Cuando tenga 50.000 voy a tener casi 17 ventas de este canal. 

Añadir una acción de estas a tus acciones regulares de marketing hace que a menor inversión puedas conseguir mayor facturación al menor esfuerzo. 

Ni hablar que cada prospecto que vos obtengas por tus accesiones regulares de marketing vas a poder añadirlo a esa base de datos, es decir, que aunque no te compre en ese momento vas a poder mantenerlo candente para que en algún momento lo haga, nunca se convierte en una venta perdida al 100%. 

Para entenderlo mejor, la idea es siempre hacer una gestión comercial a toda tu base de datos y no sólo a tus prospectos nuevos. Entonces, si mantienes una tasa de cierre constante, tu facturación aumentará: 

CASO1: Gestión de prospectos nuevos

Si gestiono solo a los prospectos nuevos y mantengo la tasa de cierre siempre obtendré la misma facturación: 

1. Mes 1: obtengo 100 prospectos nuevos = 15% tasa de cierre = 15 ventas
2. Mes 2: obtengo 100 prospectos nuevos = 15% tasa de cierre = 15 ventas

Solo se podrá aumentar la facturación si aumentamos los precios o si aumentamos la tasa de cierre

CASO 2: Gestión completa

Si gestiono a los prospectos nuevos + los viejos y mantengo la tasa de cierre aumentará la facturación de manera progresiva

1. Mes 1: obtengo 100 prospectos nuevos = 15% tasa de cierre = 15 ventas
2. Mes 2: obtengo 100 prospectos nuevos + 85 previos sin venta = 15% tasa de cierre = 28 ventas

Obviamente la tasa de cierre de leads viejos puede ser menor a la tasa de cierre de los nuevos, pero aunque bajemos la tasa de cierre a la mitad (o menos), la facturación irá en aumento igualmente. 

Qué es importante para armar tu base de datos?

Los datos! Es importante que obtengas una forma de contacto con quien está del otro lado, es decir UN MAIL y, si podes, un teléfono. Lo demás es accesorio pero a mayor cantidad de datos MEJOR: nombre, apellido, empresa, país, de dónde vino, por qué producto o servicio te consultó, rubro, etc. Puede ser infinita. 

Dónde armar tu base de datos?

Lo más fácil y a mano es comenzar a armar tu base de datos en un excel. Poné en la primera fila los nombres de las columnas y podes empezar a completar tu base de manera manual. 

Una vez que empieces a tener volumen seguramente necesites un CRM para gestionar esa base y para armarla de manera automática + un enviador de mails que te permita hace envíos masivos. 

Qué acciones podemos hacer?

A estos contactos podemos empezar a contactarlos una vez por mes ya sea con contenido informativo o educativo o promociones. Es importante pensar en la cadencia de envíos que podremos hacer a nuestro público para que no nos marque como spam o se de suscriba. 

En breve subiré un post con las mejores herramientas para armar una base de datos!