Depende, como todo en la vida. Pero ¿depende de qué? 

Muchas de las Pymes latinoamericanas con las cuales trabajo hacen el traspaso a un software luego de haber trabajado mucho tiempo con un excel, entonces, es atinado decir que una empresa pequeña o mediana puede hacer su gestión comercial utilizando una hoja de cálculo. 

Dependiendo del momento en el cual esté situada tu empresa va a convenir comenzar con una hoja de cálculo o ir a por algo más avanzado. ¿Es un emprendimiento? ¿Una startup? ¿Ya tienes un equipo de ventas armado?

Emprendimiento/Start up: 

Cuando uno arranca un emprendimiento es obvio que no tenemos plata para invertir en todo lo que nos gustaría, de hecho, gastamos lo que tenemos en materias primas o en recursos básicos que necesitamos para llevar adelante ese emprendimiento aún así estemos perdiendo plata mensualmente. 

En esta etapa de la empresa, seguramente, tengamos muy pocos clientes o pedidos a realizar por lo que prescindimos de herramienta alguna para hacer seguimientos comerciales. Seguramente utilices el mail y/o el WhatsApp para mandar cotizaciones y realizar los pedidos. Es normal que así sea. Como el emprendimiento es chico y el volumen de cotizaciones/propuestas/prospectos recibida es poca, se puede mantener de esta manera. Consejo: aunque no uses ningún tipo de herramienta y tus clientes sean pocos, empieza en este momento a armar tu base de datos!

Pyme en sus primeras instancias o Pymes analógicas:

Tanto si la Pyme recién arranca como si está hace años pero opera de manera analógica es indispensable que ya tenga un lugarcito para que su o sus vendedores plasmen toda su información. Que todo lo que hagan quede como información de la empresa. Ahí es cuando suele surgir el excel como herramienta a la cual estas empresas recurren. Su versión online en el Drive mucho mejor porque se generan documentos colaborativos que cualquiera puede actualizar en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

¿Por qué es una buena primera herramienta? 

a. Porque permite generar columnas con información que nos sea útil a la hora de vender. 

b. Mientras ponemos toda la info ahí, sin querer queriendo vamos armando nuestra base de datos

c. Podemos generar desplegables con los estados de cada uno de los prospectos de la planilla

d. Podemos generar otras planillas en el mismo documento con reportes que chupen información de la pestaña principal

e. Podemos ver quién ha hecho ediciones

Como ven, tiene varias ventajas que, si recibimos unas veinte consultas mensuales puede ser muy útil. 

¿Cuándo comienza a ser obsoleto? Cuando empezamos a recibir tanta cantidad de consultas/prospectos que cargar información a mano en una planilla no es sostenible, entre otras cosas. 

Pyme desarrollada o con buen caudal de prospectos o empresas grandes: 

En estas instancias ya queda obsoleto el excel. Imagínense cargar 100 prospectos a mano en un excel, con todos sus datos en distintas columnas, mantener actualizados esos prospectos, además de añadir a los nuevos, hacer seguimiento a los viejos y actualizar sus estados, etc, etc, etc. Además, se supone que ya hay un equipo de ventas liderado por un gerente o líder que necesita tener reportes de rendimientos en general. 

Qué suele pasar? Dejamos de completar la planilla, quedan los contactos sin actualizar, por ende, hay que buscar algo que, para este momento de la empresa, sea más funcional. Es momento de pasar a un software que pueda automatizar todo lo que no agregue valor: la carga de prospectos con sus respectivos datos, automatizar la asignación de vendedores, automatizar seguimientos según los estados, ver reportes en tiempo real de facturación, tasa de cierre genera o por vendedores, cantidad de prospectos y en qué estados. 

Habiendo dicho esto, por qué hay pymes desarrolladas o empresas grandes que desisten de tener un software? Las principales razones son: 

• acostumbramiento a lo conocido (adoptar algo nuevo supone un esfuerzo de capacitación, armado de procesos, configuraciones, que llevan tiempo. 
• no querer gastar plata: acá hay que hacer un switch de pensamiento. Si uno invierte en un software se supone que es para mejorar las prácticas y, en definitiva, la performance de los vendedores. El impacto directo de este upgrade es en la tasa de cierre del equipo de ventas, es decir facturación, es decir ventas, es decir money. 

Para terminar, sea en la etapa que estés, si necesitas una mano para diagramar tu gestión comercial, contáctame!