El boom de Whatsapp sigue en alza y lo estuvo desde hace varios años. Esto no son afectó nuestra vida social sino que hizo mella en nuestra vida laboral también. Su punto álgido, al menos en nuestra empresa, fue durante la pandemia: todos nos comunicábamos todo el tiempo, a cualquier hora, cualquier día de la semana por Whatsapp.

Un arma de doble filo, no?

Previo a la pandemia todo era todo color de rosas: grupos de Whatsapp laborales en los cuales discutíamos temas entre todos, compartíamos fotos de cuando éramos pequeños, si salíamos de after mandábamos los resultados luego de varias copas a quienes no habían asistido.

El tema es que antes nos veíamos las caras varias veces a la semana y no hacía falta hacer uso del grupo o de los mensajes particulares. Si teníamos alguna duda pegábamos el grito desde el otro lado de la oficina y el tema terminaba ahí. Luego de la pandemia todo se volcó al celular: grupo de trabajo, grupo de amigos, grupo de la familia, grupo de Running, grupo de yoga para pasar el link de zoom, grupo del consorcio, grupo de vecinos.

Esto hizo que cualquiera, sin nuestro aval, pueda comunicarse con nosotros en cualquier momento del día, ponernos a pensar en resolver cuestiones al momento de recibir ese mensaje, esa notificación en e celular.

¿Cómo pasar de la fiebre whatsappera a que solo te contacten por celular en cuestiones de urgencia?

Este método no es infalible pero les aseguro que ya no recibo tantos mensajes como antes:

1. Poner a disposición otra herramienta para la comunicación diaria.

Nosotros pusimos a disposición Slack y abrimos varios canales con distintos temas para charlar durante el día o saldar dudas. Esto permite que puedas decidir vos cuando entrar y resolver cuestiones laborales. La ventaja de Slack es que es gratuito y solo sube el abono si contratas funcionalidades (no por cantidad de personas en el equipo). Podes usarlo para tu equipo interno pero también con empresas externas (por si en algún momento quieres desarrollar el canal de comunicación con tus clientes).

2. Pautas claras para mensajes por Whatsapp

Hay que hacer bajadas bien claras sobre cuándo nos pueden contactar por Whatsapp y cuándo no. El WhatsApp queda para urgencias pero el concepto de “urgencia” es distinto para cada uno así que no lo podemos dejar ahí. Tengamos en cuenta que cada área tiene sus propias urgencias y lo que a ellos les urge tal vez a vos no.

Definir qué es urgencia: en nuestro caso vendemos un software entonces consideramos urgencia cualquier caída de servidores que no permita el uso de nuestro CRM a los clientes.

3. Redirigir si no corresponde

Al principio seguramente haya contactos que se sigan haciendo por WhatsApp aunque no tengan que ver con urgencias. No resuelvas ahí! Redirigilo al canal correspondiente.

Por ejemplo: si un colaborador me escribe para preguntarme a qué mail enviar las facturas, seguramente sea más rápido escribirle el mail correspondiente que decirle que no me contacte por ese medio por ese tema administrativo pero si no lo resolves ahí es probable que te vuelva a contactar en el futuro y no corresponda. La respuesta correcta sería: Hola “colaborador”, cómo estás? Estos temas corresponden al Slack (o medio que estén usando). Escribime por ahí y cuando pueda te respondo.

Aclaración al margen: si tienen proceso que incluye el uso de WhatsApp (como el contacto con clientes, por ejemplo) háganlo pero no con su celular personal para poder tener ese corte y poder decidir ustedes cuando empezar a responder.

Elegir el modo de comunicarnos no es un capricho sino que ayuda a poder organizarnos, descansar cuando corresponda, poder priorizar y no trabajar en la urgencia, en definitiva, poder trabajar pensando en lo importante.

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