Nunca sentí que la delegación fuera algo complejo de hacer hasta que varias personas se sorprendían de la agilidad y facilidad con lo que lo hacía.

Es que para mí, COMPLEJAS SON OTRAS COSAS! Metiéndome en un plano personal, creo que las situaciones difíciles por las cuales pasé me hicieron entender qué es lo realmente difícil y qué no lo es. Y, para mi, lo que tiene un método a replicar no debería ser tan difícil. Solo lleva tiempo. 

Acá te comparto mi método para delegar relativamente rápido y que no sea un dolor de cabeza!

1. Meterse en aguas profundas

Es imposible delegar si no conoces en profundidad qué es lo que estás delegando. Bueno, imposible no es, pero si quieres hacer una delegación efectiva y olvidarte para siempre, tienes que entenderlo todo. 

Ya me ha pasado de delegar un área que no comprendía muy bien cómo funcionaba o qué era lo prioritario o de qué manera quería que se hagan los reportes y luego me fue muy difícil explicarle a la persona a cargo el por qué de lo que pedía y sentar las bases para poder trabajar bien en conjunto. 

Una vez que entiendas bien por qué se hace ese proceso o por qué funciona ese área en la empresa y cómo quieres que funcione es momento de documentar. 

2. Documentar

Documentar es doloroso porque lleva tiempo y porque la diferencia la hacen los detalles que NO DOCUMENTAMOS. 

Acá tenemos que ser hiper detallistas para evitar que luego de delegar surjan la menor cantidad de dudas. Tenemos que documentar pensando en todo lo que nos pueden preguntar luego. 

Un consejo: a veces es mejor acompañar las palabras de un video donde se muestre el cómo. 

Acompaña el archivo con fechas, checklists, formatos de reportes, objetivos de todo lo que se pide. 

Una vez delegado, es importante que los archivos se actualicen. Delega también la actualización de la documentación.

Una herramienta útil para esto es Google Drive: yo meto todo en carpetas que lleno de archivos enumerados y su título descriptivo. También incluyo videos enumerados o links en los mismos documentos. 

3. Partir en pasos pequeños

Una vez que tengas todo documentado es momento de pasarlo a otra persona para que comience a ejecutar. 

No le mandes todo a la vez. Partí el proceso en pequeños pasos o fases y lista qué incluye cada paso. De esta manera ya estás generando un checklist de lo delegado y si la persona nueva cumple con las expectativas o aún no. 

4. Delegar en partes

No delegues todo el documento junto. Asegúrate de que la persona a delegar sepa de manera excelente cómo hacer el paso 1 antes de pasarle el 2.

Obviamente puedes pasarle todo el documento para que tenga todo el contexto de lo que va a ejecutar y si prosigue de manera autodidacta con lo subsiguiente no está mal, pero tu enfócate en evaluar primero en paso 1 y de hacer todas las correcciones y modificaciones en el documento antes de pasar al segundo paso. 

El ritmo de la delegación la saetearan entre ambas partes dependiendo de cómo avanza la persona nueva. Lo ideal es que elijas a alguien que se destaque en algún aspecto por sobre ti y que tenga entusiasmo de trabajar y de adquirir nuevas responsabilidades.

5. Chequeo

Una vez que hayas recorrido todos los pasos con la nueva persona es momento de hacer chequeos generales para entender si el proceso ejecutado de manera completa es correcto o no. 

Agenda el primer mes chequeos semanales de una hora para revisar todo el proceso, anotar modificaciones a realizar y agenda reuniones semanales con la nueva personas para darle feedback. 

El segundo mes haz esto de manera más espaciada. Puede ser quincenal y luego mensual.

6. Olvídate

Una vez que los chequeos no arrojen cuestiones a mejorar no es necesario que hagas chequeos recurrentes. Si lo puedes hacer de manera trimestral. Pero siempre ten un espacio de comunicación abierta con esta persona para que pueda consultar sus dudas con respecto a su trabajo.